UNIDAD 2 MACROS

2.- IMPLEMENTAR OPERACIONES AUTOMATIZADAS EN LA ELABORACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO.

R.2.1. Definir macros a objetos y ejecutar para observar si se realizan las instrucciones requeridas.

El objetivo de este resultado de aprendizaje consiste en que aprendas a crear y manejar macros adecuadamente, para guardar en estas todas aquellas tareas repetitivas que realizas a menudo y que requieren una serie de pasos. En éste resultado de aprendizaje planearás y diseñarás macros sencillas, las cuales grabarás y ejecutarás. Además, crearás macros que ejecutes cuando utilices teclas de método abreviado, agregarás macros a barras de herramientas y a menús.

Macros

Una macro es un conjunto de instrucciones que realiza tareas en el orden que tú especificas. Puedes crear macros para automatizar tareas de Excel que se realizan con frecuencia y que requieren una serie de pasos. Por ejemplo, si escribes a menudo tu nombre y fecha en un pie de página de hoja de cálculo, Excel puede registrar los tecleos en una macro que escriba el texto e inserte automáticamente la fecha actual.

Una macro consiste en una serie de instrucciones y acciones que se almacenan en un módulo de Visual Basic y que puede ejecutarse en cualquier momento mediante una selección en un menú o la pulsación en un botón de una barra de control o un control gráfico. La macro tiene la peculiaridad de que la tiene que crear cada usuario para que le cubra sus propias necesidades.

Cuando se crea una macro hay que indicar básicamente dos cosas:

· La acción que debe realizar cuando se ejecuta.

· La forma en que se ejecuta la macro.

Una Macro son una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con alguna tecla de control y una letra.

Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos
pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutarán las veces que yo lo desee. A continuación te muestro como grabar una macro y ejecutarla:

PASOS A REALIZAR PARA GRABAR UNA NUEVA MACRO

1. Trasládate a la celda A1 (puede ser cualquier otra).
2. Da clic en el Menú Herramientas, seguido por la Opción Macro.
3. Selecciona la opción Grabar nueva macro.

4. Aparece la pantalla siguiente:

1. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevará la macro en este caso Macro1. si deseas cambiar el nombre escribe uno nuevo, (pero se recomienda dejar el que asigna Excel).
2. En la opción Método Abreviado aparece que se activará con la tecla Control(CTRL) + la letra que le indiques,
   da clic en la casilla de verificación (cuadrito) y escribe una letra, por ejemplo pon la letra a(en minúsculas).
3. La macro se activará cuando está lista con la tecla Control + a
4. Da clic en el Botón Aceptar. Windows empezará a grabar todos los pasos en la Macro1.
5. Realiza las acciones que desees que se graben en tu macro.
6. Presiona el Botón Detener Grabación.
7. Tu macro ha sido creada y grabada

PASOS A REALIZAR PARA ASIGNAR UNA MACRO COMO ELEMENTO DE MENÚ

1. Haz clic en Herramientas de la barra de menús, haz clic en Personalizar.
2. Selecciona la Pestaña Comandos, de las categorías selecciona Macros.
3. De los comandos, selecciona Personalizar elemento de menú.
4. Arrastra la selección a Herramientas la barra de menús, luego señala justo debajo de la última opción del menú, pero no sueltes el botón del ratón.
5. Suelta el botón del ratón.
6. Con el menú herramientas todavía abierto, haz clic con el botón derecho del ratón sobre Personalizar elemento de menú, selecciona el texto del cuadro Nombre: &Personalizar elemento de menú, escribe el nombre que desees asignarle y luego haz clic en Asignar macro.
7. Haz clic en la macro que deseas asignar debajo de donde dice Nombre de la macro.
8. Finalmente da clic en Aceptar y luego en Cerrar.

PASOS A REALIZAR PARA ELIMINAR UNA MACRO ASIGNADA COMO ELEMENTO DE MENÚ

1. Haz clic en Herramientas de la barra de manús.
2. Selecciona Personalizar.
3. Selecciona la pestaña Barras de Herramientas.
4. Da clic en Barra de manús de la hoja para seleccionarla.
5. Da clic en el botón Reestablecer, para eliminar el elemento personalizado.

Ejercicio 2.1.1. Establecer una macro con la combinación de teclas Ctrl + P, para asignar un pie de página a un libro de la hoja de Excel.

El Pie de página debe tener las siguientes características:

1. En el centro debe aparecer tu nombre completo, en fuente comic sans ms, tamaño 10, en negrita y cursiva.
2. En la parte de la derecha, debe aparecer la fecha

Ejecuta la macro y prueba asignándole el pie de página a los ejercicios que hayas realizado anteriormente.

Ejercicio 2.1.2. Establece la macro del ejercicio anterior (asignar pie de página) en el menú herramientas. Asígnale una imagen a tu gusto y prueba su funcionamiento.

Ejercicio 2.1.3. Crea una macro para que los datos que escribas dentro de una celda, tengan siempre el siguiente formato:

1. Fuente Tahoma
2. Tamaño 12
3. Negrita
4. Cursiva
5. Centrado en la celda
6. Color de Fuente azul

1.4.1 RESALTAR CAMBIOS Y MOSTRARLOS

R 1.4 Establecer el modo de operación de las opciones para resaltar cambios, mostrándolas en el cuadro de diálogo correspondiente.


El objetivo primordial de este resultado de aprendizaje, es hacer notar que al trabajar con archivos compartidos, es decir, que varios usuarios puedan trabajar en un mismo libro, siempre y cuando se encuentren trabajando en un ambiente de red o multiusuario, se pueden estar realizando modificaciones a la información del libro lo cual puede afectar el contenido del mismo. Es por eso, que se puede configurar la hoja electrónica de cálculo para aceptar o rechazar dichos cambios de acuerdo a ciertos criterios.

En esta ocasión solo se verá el control de cambios en un libro sencillo, sin compartirlo, por la dificultad de trabajar con un libro compartido en nuestra red de cómputo.



Control de cambios

Una vez que hemos compartido un libro es necesario conocer los cambios que se van realizado en el mismo. Para poder llevar control de los cambios es necesario haber habilitado el Historial de cambios al compartir el libro. Para poder revisar los cambios seleccionamos del menú Herramientas, la opción Control de cambios. Al hacerlo aparece un submenú donde podremos seleccionar Resaltar cambios o Aceptar o Rechazar cambios. Antes de poder aceptar o rechazar un cambio es necesario ver los cambios, seleccionando la opción Resaltar cambios, que muestra la siguiente caja de diálogo:


En esta caja indicaremos los cambios que deseamos ver:

Cuándo: Podemos ver Todos los cambios, Desde una fecha en específico, Desde la última vez que se guardó o los cambios Sin revisar.

Quién: Quien hizo los cambios: Todos, Todos excepto yo o por usuarios específicos.

Dónde: En que lugar de la hoja se realizaron los cambios. Junto a esta opción tenemos el icono que permite reducir la caja de diálogo para que aparezca de la siguiente forma:


Pudiendo señalar las celdas dónde queremos ver los cambios para regresar a la caja de diálogo completa damos un clic sobre el icono .

Una vez definidos el cuándo quién y dónde, podemos Resaltar los cambios en pantalla o Mostrar los cambios en una hoja nueva.

Si seleccionamos la opción Resaltar los cambios en pantalla, cada una de las celdas modificadas tomará el siguiente aspecto:


Para poder ver el cambio, cuándo y quién lo realizó, basta con acercar el cursor a la celda. Al hacerlo aparece un globo con la información, como se muestra a continuación:


Si seleccionamos Mostrar los cambios en una hoja nueva, aparecerá una nueva hoja similar a la que se muestra a continuación:


En esta hoja que se llama Historial, muestra por columnas la información referente a los cambios y a la fecha a la que está actualizado.

Aceptar o rechazar los cambios

Una vez que revisamos los cambios podemos rechazarlos o aceptarlos. Para realizar estas operaciones seleccione del menú Herramientas la opción Control de cambios, del submenú que aparece la opción Aceptar o rechazar cambios. Esta opción muestra la siguiente caja de diálogo:


Una vez más debemos definir el Quién, Cuándo y Dónde. Al dar clic en Aceptar aparecerá la siguiente caja de diálogo:


Cada una de las celdas con cambios aparecerá marcadas y nos mostrará el listado de cambios. Podemos Rechazar o Aceptar un cambio o Todos. Una vez que terminamos de revisar los cambios podemos Cerrar la caja de diálogo.


Ejercicio 1.4.1 Abre el archivo: Ejercicio 132 (recálculo), Copia el contenido de la hoja 2 a la hoja 3. Activa el control de cambios para resaltar los cambios que se vayan a realizar. En cuándo asigna Todos, en Quién asigna Todos y en Dónde selecciona la columna de Emigrantes. Activa la opción de Resaltar cambios en Pantalla.

· Modifica los datos de la columna Emigrantes.
· Entra a control de cambios y selecciona la opción Aceptar o rechazar cambios
· Acepta todos los cambios.
· Nuevamente entra a Control de Cambios en Resaltar Cambios y activa la opción Mostrar cambios en una hoja nueva.
· Guarda tu archivo con el nombre: Ejercicio 141 y tu nombre

EJERCICIO 1_3_2

Ejercicio 1.3.2 Realiza la siguiente práctica en un libro nuevo de Excel.

· Para obtener la Migración Neta, deberás restar los Emigrantes a los Inmigrantes. Inmigrantes.
· Una vez concluida la práctica, cópiala, completa a la Hoja 2 de tu libro.
· Desactiva la opción para recálculo automático y actívalo en forma manual.
· Modifica todos los datos de la columna de Inmigrantes (cambia los números).
· Observa el resultado y obtén tus conclusiones.
· Guarda el Archivo como: Ejercicio 132 (recálculo) y tu nombre.

1.3.1 Opciones de Edición

R 1.3 Asignar las opciones de edición y mostrarlas en el cuadro de diálogo correspondiente.


El objetivo o fin principal de este resultado de aprendizaje, es que sea de ayuda para que en aquellas ocasiones que necesites cambiar las opciones de edición, tengas los conocimientos necesarios para poder hacerlo, y si tienes alguna duda, recurras a esta guía y puedas resolverla.


Para modificar las opciones de edición de la hoja electrónica de cálculo, es necesario seleccionar la opción Modificar, de Herramientas, Opciones. En esta se puede configurar el procesador de palabras para activar o desactivar algunas de las opciones para editar documentos, que nos permiten entre otras cosas, Permitir arrastrar y colocar, mover selección después de Enter, Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas y número fijo de decimales. Opciones que nos pueden facilitar el trabajo al estar realizando nuestras hojas de trabajo.



Permitir arrastrar y colocar.
Configura la hoja de cálculo para que al estar trabajando con una serie de datos, si es necesario mover de lugar una selección o rango de celdas, esto se lleve a cabo, previa selección de la celda o grupo de celdas a mover.

Mover selección después de Enter.
Al dar enter después de una acción en el área de trabajo de la hoja de cálculo, la celda activa será la de abajo, derecha, arriba o izquierda, según sea la elección.

Mensaje de alerta antes de reemplazar celdas
Al seleccionar un rango de celdas, y quererlo colocarlo o moverlo sobre un rango de celdas que tenga datos, emite un mensaje de advertencia de la acción que está por realizar.

Número fijo de decimales.
Consiste en especificar cuántos decimales queremos que asigne la hoja electrónica de cálculo en forma automática a los formatos numéricos.

Recálculo.
Consiste en programar la hoja electrónica de cálculo, para que al tener fórmulas u operaciones y al hacer modificaciones en celdas que afecten el resultado, automáticamente se realice el recálculo o se modifiquen los resultados sin necesidad de volver a hacer las operaciones.








Para establecer y modificar las opciones de Edición de la Hoja Electrónica de Cálculo, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Herramientas.

Dar clic en Opciones

De la pantalla que aparece a continuación, dar clic en la pestaña Modificar

Activar o desactivar las opciones de edición (Modificar) que deseemos, dando clic en la casilla correspondiente. Finalmente dar clic en Aceptar.


Para activar o desactivar la opción de recálculo de la Hoja Electrónica de Cálculo, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Herramientas.

Dar clic en Opciones

De la pantalla que aparece a continuación, dar clic en la pestaña Calcular

Activar o desactivar las opciones Automático,

Manual o Automático excepto tablas.



Ejercicio 1.3.1: Establece en la hoja electrónica de cálculo, las opciones de Edición de acuerdo a lo que se te indica a continuación:

Activa la opción para que al estar escribiendo datos en Excel, al dar Enter la selección se mueva hacia la derecha (la celda activa sea la de la derecha.
Activa o desactiva la opción para que al tener una selección de celdas, no permita moverla.
Activa o desactiva la opción para que al mover una selección y colocarlo sobre un rango de celdas con datos, no emita un mensaje de alerta.
Cambia para que al escribir un número te asigne un decimal.

modificar Opciones General, Ortografia

R1.2.1 Establecer los parámetros de las opciones generales, mostrándolas en el cuadro de diálogo correspondiente.


El objetivo o fin principal de este resultado de aprendizaje, es que sea de ayuda para que en aquellas ocasiones que necesites cambiar la ruta de ubicación de archivos, la fuente estándar, el número de hojas en el libro nuevo, etc. Recurras a esta guía y puedas resolverlo.


En la hoja electrónica de cálculo, nosotros podemos establecer algunas opciones que son necesarias para indicarle a la máquina datos que serán importantes para el manejo adecuado de la misma hoja de cálculo.


Para establecer y modificar las opciones generales de la hoja electrónica de cálculo, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Herramientas.







Dar clic en Opciones

De la pantalla que aparece a continuación, dar clic en la pestaña General

Una vez aquí, se establecen las opciones generales, principalmente el número de archivos usados recientemente, número de hojas en nuevo libro, ubicación predeterminada del archivo, fuente estándar, tamaño de fuente, nombre de usuario. Finalmente se da clic en el botón Aceptar.
Para establecer y modificar las opciones de la protección contra virus en macros en la hoja electrónica de cálculo, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Herramientas.

Dar clic en Macro

Del submenú que aparece a continuación, dar clic en seguridad

Para finalizar, se indica el Nivel de Seguridad que se quiere asignar y las fuentes de confianza. Finalmente se da clic en Aceptar.



Para establecer y modificar las opciones Ortografía de la Hoja Electrónica de Cálculo, es necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

Seleccionar el menú Herramientas.

Dar clic en Opciones

De la pantalla que aparece a continuación, dar clic en la pestaña Ortografía

Activar o desactivar las opciones de ortografía que deseemos, dando clic en la casilla correspondiente. Finalmente dar clic en Aceptar.


Ejercicio 1.2.1: Establece en la Hoja Electrónica de Cálculo, las opciones generales: archivos usados recientemente, número de de hojas en nuevo libro, fuente estándar, ubicación predeterminada del archivo, nombre de usuario y protección contra virus en macros de acuerdo a lo que se te indica a continuación:

En archivos usados recientemente que nos muestre 5.
En número de hojas en nuevo libro, que aparezcan 4.
En ubicación de archivos, modifícalo para que busque los archivos en una carpeta que crees previamente en la raíz del disco C:\, con tu nombre o apellido o ambos. Entonces cambia la posición en que se buscarán los documentos: Nombre de Carpeta: C:\Nombre de la carpeta que creaste.
En fuente estándar, establece Comic Sans MS, tamaño 12.
En nombre de usuario, escribe tu nombre completo, tus iniciales y tu dirección.
Establece en la protección contra virus en macros un nivel de seguridad Alto.

ejercicio 1.1.4

Ejercicio 1.1.4: Realiza en la hoja electrónica de cálculo una hoja de trabajo (ejercicio) de acuerdo a como el profesor te lo indique. Una vez realizado el ejercicio, lleva a cabo lo siguiente.

· Indica la orientación de la hoja Horizontal, la calidad de impresión alta y el tamaño del papel carta.
· Define los márgenes de 2 cm. de los cuatro lados. Para el encabezado y pie de página de 1.5 cm.
· Centra la página horizontal y verticalmente.
· Cambia el encabezado. Al centro debe aparecer la fecha y del lado derecho la hora.
· Cambia el pie de página. Del lado derecho debe decir "Página”, número de página, "de" y número total de páginas. Del lado izquierdo escriba tu nombre completo.
· El formato de letra del encabezado y pie de página debe ser Arial de 8 puntos negrita.
· Define el área de impresión con las celdas que contienen datos.
· Cambia el tipo de la letra de Arial de 10 puntos a Arial de 26 puntos.
· Utiliza la vista preliminar para revisar la hoja a imprimir.
· Cambia los saltos de página
· Haz los cambios necesarios.
· Muestra la hoja ampliada con el zoom.
· Configura la impresora que te indique el profesor.
· Imprime la primera hoja o las que el profesor te indique.

1.5 Captura de información en las celdas

Captura de información en las celdas

Como se mencionó anteriormente, MS Excel XP tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar.

La captura o introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda. Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla:

Se debe capturar de la siguiente manera:

Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son varias palabras, éste es un sólo dato y por esto se escribe en una sola celda. En esta misma columna del nombre se puede ver que algunos no aparecen completos por que la siguiente columna contiene información. Más adelante se verá como hacer que esta columna muestre el contenido, puesto que la información esta ahí aunque no se vea.

Para capturar información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto, la barra de fórmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

Al seleccionar el símbolo de siguiente , inmediatamente aparece una caja de diálogo como la siguiente:

En esta caja podremos indicar las operaciones numéricas o funciones que utilizaremos. Posteriormente, revisaremos estas funciones.

En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras aplicaciones la edición de texto. Se tiene un cursor que marca la posición donde se va a insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del ratón en el lugar deseado. Está en el modo de inserción, es decir lo que se escriba se va a insertar no a sobreescribir. Para activar el modo de sobreescritura se utiliza la tecla y la barra de estado muestra la leyenda que va a estar activada hasta que se presione de nuevo la tecla .

Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla y . Ambas teclas tienen la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia adelante y la segunda borra hacia atrás.

Texto original: ** Esto es una pru ½ eba.

Usando : Esto es una pru_ ½ ba.
Usando : Esto es una pr ½ eba.

** El símbolo ½ es la posición del cursor.

Ya que se tiene la información deseada se acepta con la flecha de la barra de fórmula presionando la tecla

. Si la información no se desea alojar en esa celda, se puede cancelar con la cruz de la barra de fórmula o presionando la tecla .

Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla o dando un doble-clic sobre la celda y se cambia o añade la información.

Seleccionar y capturar

Cuando se está capturando información en cierta forma u orientación, se tiene que estar cambiando en exceso de lugar el cursor y puede resultar tardado e impráctico. Pero si se selecciona el área donde se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor sólo se moverá a través de esa selección.


Para moverse
Teclado

Sólo con estas teclas el cursor se moverá a través de la selección, con cualquier otra se pierde la selección. Al llegar a cada celda se puede capturar la información correspondiente o se puede editar con la tecla .




Ejercicio 1.1.3:(En tu libro) Contesta correctamente las siguientes Preguntas de Repaso. En caso de que tengas duda, recurre a tu guía nuevamente para aclarar esos conceptos que aún no han quedado claros.

1. ¿Cómo se determina que se imprima en forma horizontal?
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2. ¿Se puede centrar automáticamente la selección dentro de la hoja?
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3. ¿Qué se tiene que hacer para personalizar el pie de página?
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4. ¿Cómo se le cambia el tipo de letra a un encabezado?
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5. ¿Qué función tiene la vista preliminar?
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6. ¿Cómo se especifica que se imprima más de una copia?
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7. ¿En dónde se determina que se impriman sólo algunas hojas?
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