CONFIGURAR PAGINA.
Cuando estamos trabajando en Microsoft Excel es necesario configurar el área de trabajo o del documento, de acuerdo a las necesidades del trabajo que estemos realizando. Al igual como lo viste en el curso anterior de Microsoft Word, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes en los cuales no se puede escribir.
Cuando estamos trabajando en Microsoft Excel es necesario configurar el área de trabajo o del documento, de acuerdo a las necesidades del trabajo que estemos realizando. Al igual como lo viste en el curso anterior de Microsoft Word, existe un área en la cual podemos escribir y unos márgenes en los cuales no se puede escribir.
Estos márgenes se definen en el menú Archivo, Configurar página... Se nos muestra un cuadro de dialogo como este:
Esta como otras opciones de MS Excel XP, está compuesta por varias pestañas, que son: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, Hoja y si lo que se va a imprimir es una gráfico, el comando Hoja cambia por Gráfico.
En todos los pestañaes contamos con los botones Imprimir, Vista preliminar y Opciones. Estos botones nos permiten imprimir un documento, ver una vista preliminar del mismo o cambiar las opciones disponibles de la impresora, respectivamente. Las opciones de la impresora varían según el fabricante y se especifican en el manual de la impresora correspondiente
Pestaña Página
En la pestaña Página se manejan todas las opciones de manejo físico de la página, como la Orientación que puede ser Vertical u Horizontal. En Escala se puede reducir o ampliar la hoja impresa, esta opción no cambia el tamaño de la hoja en pantalla. Ajustar a reduce o alarga la hoja impresa en un rango desde el 10% hasta 400% de su tamaño original. Si se están imprimiendo gráficas, esta opción está sólo disponible para hojas que soporten escala.
Ajustar a, reduce la hoja o selección durante la impresión de manera que ocupe el número de página especificadas a lo ancho o a lo alto, ambas medidas son independientes una de la otra. La hoja o la selección se reducen proporcionalmente, por lo tanto, es posible que imprima en más hojas que las especificadas. Esta opción no está disponible para hojas de gráficos.
En Tamaño de papel podemos escoger distintos tamaños previamente definidos, como carta, oficio y otros. En Calidad de impresión seleccionamos la resolución, esta opción varía según la impresora instalada, pero mientras más Alta o mayor número tenga, mejor es la calidad.
Primer número de página el número inicial de la página de impresión de la hoja, el resto de las hojas se numeran secuencialmente después de este número. Aparece al inicio siempre con la leyenda AUTO que inicia siempre la primer página con " 1 ", si desea otro número distinto escríbalo en esta caja.
Pestaña Márgenes
Al seleccionar esta pestaña aparece una caja de diálogo similar a la que aparece a continuación:
Muestra todos los márgenes de una hoja, y se puede ver en el recuadro qué dimensión está cambiando.
Para seleccionar la distancia entre la impresión y los extremos de la hoja se utiliza Superior, Inferior, Izquierda y Derecha. Para seleccionar la distancia entre el Encabezado y el extremo superior de la página, y la distancia entre el Pie de página y el extremo inferior de la página, se utilizan las opciones respectivas. Centrar en la página, centra Horizontal y Verticalmente el área de impresión tomando en cuenta el valor de los márgenes.
Pestaña Encabezado y Pie de página
La pestaña Encabezado y Pie de página permite modificar las opciones para los encabezados y pies de páginas de las hojas a imprimir, Inicialmente MS Excel XP tiene ya un encabezado y un pie de página por omisión, pero se pueden cambiar. En Encabezado y en Pie de página, se encuentra una lista de encabezados previamente definidos que se pueden seleccionar, y el resultado de cada uno, se puede ver en las cajas superior e inferior, respectivamente.
Con el botón , se cambia el formato de fuente, de los textos seleccionados.
Pestaña Hoja
En la pestaña Hoja, se especifica que áreas de la hoja se desean imprimir, títulos, líneas de división y otras opciones más. Esta pestaña aparece activada si se está usando una hoja.
En el cuadro Área de impresión se especifica que bloques de la hoja se van a imprimir. El rango se puede escribir haciendo referencia a las celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no están adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y D1:E5, se escribe A1:B5, D1:E5 y se pueden seguir agregando comas para incluir más celdas o rangos de celdas.
Otra forma de especificar los rangos es utilizando el ratón, señalándolas. De igual forma, para especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla y se vuelven a seleccionar las celdas deseadas.
Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en la parte superior de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando son selecciones muy grandes, pero se le puede indicar a MS Excel XP que se incluyan en cada hoja con Imprimir títulos. En sus respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Los métodos para especificar los títulos, son los mismos que para determinar el Área de impresión.
En el área Imprimir se determinan opciones extras de impresión. Líneas de división, son las líneas que dividen las filas y columnas en la hoja, esta opción las imprime completas para todas las celdas sin excepción. No debe confundirse con los bordes que se le asignan a las celdas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamente blanca se imprime como negro.
Comentarios imprime cualquier nota de las celdas o de páginas adicionales, para imprimir las notas con sus referencias a las celdas seleccione Comentarios. Títulos de filas y columnas imprime los números de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador imprime con baja calidad, no imprime objetos ni gráficas, pero reduce el tiempo de impresión.
En la caja Orden de las páginas, se controla el orden en el cual los datos se imprimen cuando no es suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser Hacia abajo, luego hacia la derecha o a Hacia la derecha, luego hacia abajo.
Pestaña Gráfico
Si lo que se tiene en pantalla es una gráfica, la pestaña Hoja cambia por Gráfico. Aquí se controla el tamaño y calidad de impresión de los gráficos.
En Tamaño del gráfico impreso se especifica como se escala el gráfico cuando se imprime. Usar página completa, expande el gráfico hasta que ocupe el máximo ancho y alto de los márgenes de la página, el tamaño relativo de los objetos puede cambiar en la página impresa porque las proporciones del gráfico están ajustadas para llenar la hoja.
Ajustar a la página expande el gráfico al margen más cercano de la página antes de imprimir, el gráfico se expande proporcionalmente en ambas dimensiones hasta que una dimensión llene el espacio entre los márgenes. Los tamaños relativos de los objetos en el gráfico se preservan. Con Personalizar se ajusta el gráfico como aparece en la pantalla para que se pueda redimensionar a cualquier tamaño de página.
Las opciones de Calidad de borrador e Imprimir en blanco y negro, son las mismas que se explicaron en la pestaña Hoja.
Vista Preliminar
Para poder ver como se imprimirá el documento antes de enviarlo a impresión utilizamos:
Menú
Seleccionarnos del menú Archivo el comando Vista preliminar.
Con el mouse
Darnos un clic sobre este icono .
Cualquiera de estas operaciones, desplegarán una reducción de la celda o bloque de celdas que se desean mandar a imprimir con todos los objetos que contengan. En la parte inferior aparece una barra de estado que indicando Vista: página X de X. En la parte superior, aparecen botones con funciones específicas:
Los botones Siguiente y Anterior cambian entre las páginas siguiente y anterior del área de impresión seleccionada. Zoom muestra la presentación preliminar en forma ampliada para distinguir detalles específicos. Dar un clic con el ratón en el área de la hoja, es equivalente a esta opción. Con Imprimir se activa la caja de diálogo de impresión que se verá mas adelante. Configurar muestra la caja de diálogo de Preparar página que se vio anteriormente en esta sección.
El botón Márgenes muestra los delimitadores de la hoja de esta forma:
Los márgenes se pueden modificar desde aquí, con un clic sostenido del ratón en los puntos negros que señalan los márgenes y moviéndolos a la nueva posición.
Al seleccionar Saltos de páginas, podemos definir en forma manual como deseados que se comporten los saltos entre cada una de las páginas.
Al dar clic sobre Aceptar, aparecen en pantalla lo siguiente:
Para mover los saltos de página damos un clic sobre la línea y sin soltar, arrastramos el salto de página. Observe como en gris al fondo nos muestra en que página se encuentran. Una vez que definimos los saltos de página se vuelve acceder la vista preliminar y el botón Saltos de página es substituido por .
Finalmente. Con el botón Cerrar se cierra esta ventana y se regresa a la vista normal.
Impresión
Para imprimir un documento o alguna de sus partes:
Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir.
Menú
Presionamos simultáneamente +
Pestaña Hoja
En la pestaña Hoja, se especifica que áreas de la hoja se desean imprimir, títulos, líneas de división y otras opciones más. Esta pestaña aparece activada si se está usando una hoja.
En el cuadro Área de impresión se especifica que bloques de la hoja se van a imprimir. El rango se puede escribir haciendo referencia a las celdas, como A1:B5. Si se desean celdas que no están adyacentes, como por ejemplo A1:B5 y D1:E5, se escribe A1:B5, D1:E5 y se pueden seguir agregando comas para incluir más celdas o rangos de celdas.
Otra forma de especificar los rangos es utilizando el ratón, señalándolas. De igual forma, para especificar celdas no adyacentes, se utiliza la tecla
Existen ciertos tipos de hojas que incluyen un encabezado ya sea a la izquierda o en la parte superior de la hoja. Estas hojas, pierden su encabezado al ser impresas, cuando son selecciones muy grandes, pero se le puede indicar a MS Excel XP que se incluyan en cada hoja con Imprimir títulos. En sus respectivas cajas se determinan Repetir filas en el extremo superior y Repetir columnas a la izquierda. Los métodos para especificar los títulos, son los mismos que para determinar el Área de impresión.
En el área Imprimir se determinan opciones extras de impresión. Líneas de división, son las líneas que dividen las filas y columnas en la hoja, esta opción las imprime completas para todas las celdas sin excepción. No debe confundirse con los bordes que se le asignan a las celdas. Blanco y negro imprime las celdas y objetos en blanco y negro, cualquier cosa que no sea completamente blanca se imprime como negro.
Comentarios imprime cualquier nota de las celdas o de páginas adicionales, para imprimir las notas con sus referencias a las celdas seleccione Comentarios. Títulos de filas y columnas imprime los números de fila y las letras de las columnas. Calidad de borrador imprime con baja calidad, no imprime objetos ni gráficas, pero reduce el tiempo de impresión.
En la caja Orden de las páginas, se controla el orden en el cual los datos se imprimen cuando no es suficiente una hoja para imprimir todos los datos. Puede ser Hacia abajo, luego hacia la derecha o a Hacia la derecha, luego hacia abajo.
Pestaña Gráfico
Si lo que se tiene en pantalla es una gráfica, la pestaña Hoja cambia por Gráfico. Aquí se controla el tamaño y calidad de impresión de los gráficos.
En Tamaño del gráfico impreso se especifica como se escala el gráfico cuando se imprime. Usar página completa, expande el gráfico hasta que ocupe el máximo ancho y alto de los márgenes de la página, el tamaño relativo de los objetos puede cambiar en la página impresa porque las proporciones del gráfico están ajustadas para llenar la hoja.
Ajustar a la página expande el gráfico al margen más cercano de la página antes de imprimir, el gráfico se expande proporcionalmente en ambas dimensiones hasta que una dimensión llene el espacio entre los márgenes. Los tamaños relativos de los objetos en el gráfico se preservan. Con Personalizar se ajusta el gráfico como aparece en la pantalla para que se pueda redimensionar a cualquier tamaño de página.
Las opciones de Calidad de borrador e Imprimir en blanco y negro, son las mismas que se explicaron en la pestaña Hoja.
Vista Preliminar
Para poder ver como se imprimirá el documento antes de enviarlo a impresión utilizamos:
Menú
Seleccionarnos del menú Archivo el comando Vista preliminar.
Con el mouse
Darnos un clic sobre este icono .
Cualquiera de estas operaciones, desplegarán una reducción de la celda o bloque de celdas que se desean mandar a imprimir con todos los objetos que contengan. En la parte inferior aparece una barra de estado que indicando Vista: página X de X. En la parte superior, aparecen botones con funciones específicas:
Los botones Siguiente y Anterior cambian entre las páginas siguiente y anterior del área de impresión seleccionada. Zoom muestra la presentación preliminar en forma ampliada para distinguir detalles específicos. Dar un clic con el ratón en el área de la hoja, es equivalente a esta opción. Con Imprimir se activa la caja de diálogo de impresión que se verá mas adelante. Configurar muestra la caja de diálogo de Preparar página que se vio anteriormente en esta sección.
El botón Márgenes muestra los delimitadores de la hoja de esta forma:
Los márgenes se pueden modificar desde aquí, con un clic sostenido del ratón en los puntos negros que señalan los márgenes y moviéndolos a la nueva posición.
Al seleccionar Saltos de páginas, podemos definir en forma manual como deseados que se comporten los saltos entre cada una de las páginas.
Al dar clic sobre Aceptar, aparecen en pantalla lo siguiente:
Para mover los saltos de página damos un clic sobre la línea y sin soltar, arrastramos el salto de página. Observe como en gris al fondo nos muestra en que página se encuentran. Una vez que definimos los saltos de página se vuelve acceder la vista preliminar y el botón Saltos de página es substituido por .
Finalmente. Con el botón Cerrar se cierra esta ventana y se regresa a la vista normal.
Impresión
Para imprimir un documento o alguna de sus partes:
Seleccionamos del menú Archivo el comando Imprimir.
Menú
Presionamos simultáneamente
Con el mouse
Damos un clic sobre este icono .
Cualquiera de las operaciones da como resultado la siguiente caja de diálogo:
En la caja Imprimir se selecciona que se puede imprimir, la Selección, las Hojas activas o Todo el libro. También se pueden especificar el Número de copias se requiere, y si éstas se intercalaran con Intercalar. En Intervalo de las páginas se determina si se imprimen Todas las páginas o en Páginas, Desde cuál Hasta cuál.
La barra de menús contiene las operaciones de Excel, agrupadas en menús desplegables. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con los diferentes elementos que se pueden insertar en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las cosas más habituales se realizan más rápidamente a partir de los iconos de las otras barras que veremos a continuación. El icono con la cruz, del extremo derecho, nos permite cerrar el libro actual.
La barra de formato contiene las operaciones más comunes sobre formatos, como poner en negrita, cursiva, elegir tipo de fuente, etc.
La barra de fórmulas nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados.