1.5 Captura de información en las celdas

Captura de información en las celdas

Como se mencionó anteriormente, MS Excel XP tiene listo un libro nuevo para que se comience a utilizar.

La captura o introducción de datos a una hoja de cálculo, se debe hacer celda por celda. Por ejemplo si tenemos la siguiente tabla:

Se debe capturar de la siguiente manera:

Cada uno de los datos va en una celda. En el caso del Nombre, a pesar de que son varias palabras, éste es un sólo dato y por esto se escribe en una sola celda. En esta misma columna del nombre se puede ver que algunos no aparecen completos por que la siguiente columna contiene información. Más adelante se verá como hacer que esta columna muestre el contenido, puesto que la información esta ahí aunque no se vea.

Para capturar información, se debe estar en la celda deseada y comenzar a escribir. Al hacer esto, la barra de fórmulas toma diferente aspecto y adquiere las siguientes funciones:

Al seleccionar el símbolo de siguiente , inmediatamente aparece una caja de diálogo como la siguiente:

En esta caja podremos indicar las operaciones numéricas o funciones que utilizaremos. Posteriormente, revisaremos estas funciones.

En la barra de fórmulas se maneja la edición de la celda como se maneja en otras aplicaciones la edición de texto. Se tiene un cursor que marca la posición donde se va a insertar el texto, este cursor se puede mover con las flechas del teclado o con un clic del ratón en el lugar deseado. Está en el modo de inserción, es decir lo que se escriba se va a insertar no a sobreescribir. Para activar el modo de sobreescritura se utiliza la tecla y la barra de estado muestra la leyenda que va a estar activada hasta que se presione de nuevo la tecla .

Para borrar y corregir se hace uso de dos teclas básicamente. La tecla y . Ambas teclas tienen la función de borrado, pero la primera borra el texto hacia adelante y la segunda borra hacia atrás.

Texto original: ** Esto es una pru ½ eba.

Usando : Esto es una pru_ ½ ba.
Usando : Esto es una pr ½ eba.

** El símbolo ½ es la posición del cursor.

Ya que se tiene la información deseada se acepta con la flecha de la barra de fórmula presionando la tecla

. Si la información no se desea alojar en esa celda, se puede cancelar con la cruz de la barra de fórmula o presionando la tecla .

Para cambiar la información de una celda, simplemente se vuelve a escribir sobre ella. Si no se desea borrar la información contenida sino realizar algunos cambios, se hace con la tecla o dando un doble-clic sobre la celda y se cambia o añade la información.

Seleccionar y capturar

Cuando se está capturando información en cierta forma u orientación, se tiene que estar cambiando en exceso de lugar el cursor y puede resultar tardado e impráctico. Pero si se selecciona el área donde se va a capturar, utilizando las teclas adecuadas el cursor sólo se moverá a través de esa selección.


Para moverse
Teclado

Sólo con estas teclas el cursor se moverá a través de la selección, con cualquier otra se pierde la selección. Al llegar a cada celda se puede capturar la información correspondiente o se puede editar con la tecla .




Ejercicio 1.1.3:(En tu libro) Contesta correctamente las siguientes Preguntas de Repaso. En caso de que tengas duda, recurre a tu guía nuevamente para aclarar esos conceptos que aún no han quedado claros.

1. ¿Cómo se determina que se imprima en forma horizontal?
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2. ¿Se puede centrar automáticamente la selección dentro de la hoja?
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3. ¿Qué se tiene que hacer para personalizar el pie de página?
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4. ¿Cómo se le cambia el tipo de letra a un encabezado?
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5. ¿Qué función tiene la vista preliminar?
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6. ¿Cómo se especifica que se imprima más de una copia?
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7. ¿En dónde se determina que se impriman sólo algunas hojas?
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